Besondere Anlässe wie Geburtstage, Hochzeiten, Jubiläen oder auch Erfolge in der Familie, bei Freunden oder im Unternehmen werden sehr gerne gefeiert. Gleiches kann unter besonderen Voraussetzungen auch Trauerfeiern gelten.
Natürlich stellt sich für die Teilnehmenden anlassbezogen die Frage nach geeigneten Präsenten. Manchmal haben die Beschenkten bereits alles, was sie benötigen, oder sie möchten etwas Gutes für Andere tun.
So verzichten Trauerfamilien vielleicht auf Kränze und Blumenschmuck anlässlich einer Beerdigung und spenden die Gelder für einen guten Zweck. Solche Anlassspenden unterscheiden sich in der Grundemotionalität sehr von freudigen Anlässen. Die Mithilfe der anlassgebenden Personen ist dabei zudem eher eingeschränkt. Helfen können die Bestatter, die auf die Spendenmöglichkeit aufmerksam machen.
Unsere genannten Beispiele können Ausgangspunkte einer möglichen gemeinnützigen Anlassspende für das lokale Hospiz sein. Wenn die folgenden fünf Punkte beachtet werden, können Anlassspenden erfolgreich umgesetzt werden
1. Starten Sie mit der Öffentlichkeitsarbeit
Weisen Sie die Vereinsmitglieder oder Gemeindeglieder gezielt nochmals darauf hin, dass der Hospizverein Anlassspenden annimmt, damit jeder personennah über geeignete Projekte nachdenkt. Machen Sie im Newsletter und auf der Website deutlich, wofür die Anlass-Spende genau verwendet werden soll (Ausbau der Aromatherapie, Intensivierung der Biografiearbeit, Ruhebank im Garten). In einem einladenden Artikel beschreiben Sie möglichst mehrere konkrete Projekte und stellen diese übersichtlich in einer Liste zusammen. Hilfreich ist meist ein Faltblatt, dass die Mitglieder des Fördervereins und die Ehrenamtlichen nutzen können.
Spender möchten nämlich gerne wissen, wie ihre Spende wirkt.
2. Spenden sollte möglichst einfach gehen
Machen Sie es der Person, die ihre Gäste um eine Spende bittet und den Personen, die konkret spenden, so leicht wie möglich.
- Faltblatt mit konkreten Projektinformationen,
- Vorgefertigte Überweisungsträger
- Visitenkarten für Rückfragen und Ansprechpersonen
- Können Sie eine Sammelbox oder Spendentüten bereitstellen?
- ein kleiner Dank für die Spenderinnen und Spender (z.B. eine persönliches Schreiben des Vereinspräsidiums, eine kleine Bildersammlung aus Projekten, die man einfach verschicken kann.
- vorgefertigte Formulare zur Vervollständigung der Kontaktdaten für die Zuwendungsbestätigungen, auch als pdf auf der Website.
3. Wickeln Sie die Spenden ordentlich ab.
Die Spenden können in bar gesammelt oder überwiesen werden. Für die bargeldlose Spende gibt es zwei Möglichkeiten:
- direkte Überweisung mit „Projektkennwort“ an den Hospizverein – der ideale Fall
- Überweisung auf das Konto der veranlassenden Person und Weitergabe des Gesamtbetrages an den Hospizverein
Im ersten Fall haben Sie es mit mehreren Einzelspendern zu tun. Im zweiten Fall ist der Anlassgeber alleiniger Spender. Welche Form gewünscht wird, ist im Vorgespräch zu klären. Im Anschluss folgt die Bedankung und der Versand der Zuwendungsbestätigung. Dabei haben Sie es mit zwei Spenderkategorien zu tun: Personen, die auf Blumen oder Geschenke zugunsten des guten Zweckes verzichten, und denen, die beispielsweise auf Veranlassung eines Jubilars spenden.
4. Bitte danken Sie allen Beteiligten persönlich
Und dies möglichst rasch nach Eingang der Spenden. Wenn Ihnen die Einzelspender nicht bekannt sind, (z.B. wenn die Gaben vom Gastgeber gesammelt werden) bleibt Ihnen für die Einzelspender der öffentliche Dank. Kann im nächsten Brief des Fördervereins oder auf der Website des Hospizvereins veröffentlicht werden. Idealerweise hilft der/die Anlassgeber/in.
Bitte berichten Sie auch über die Höhe und für welche Projekte Anlassspenden gegeben wurden. Ob die veranlassende Person und der Anlass dabei namentlich genannt werden, ist vorab zu besprechen. Eine Zuwendungs- oder Spendenbestätigung erhalten Einzelspender (bei Überweisung auf das Gemeindekonto) oder der Initiator/die Initiatorin.
5. Dokumentation bereitet den nächsten Anlass vor
Gerade wenn ehrenamtlich tätige Personen mit der Anlassspende beschäftigt sind, ist eine Dokumentation Ihres Vorgehens unerlässlich und unterstützt diejenigen, die den nächsten Anlass betreuen werden. Man kann vieles planen, dennoch ist jede Anlassspende anders. Mit jeder durchgeführten Aktion erhalten Sie mehr Erfahrungen und können Ihre Abläufe anpassen. Welche Kontakte wurden geknüpft, wie ist der Anlass entstanden, welche Maßnahmen wurden in der Öffentlichkeitsarbeit eingeleitet, wie wurden die Spenden vereinnahmt, wer hat die Dankesbriefe und Spendenquittungen ausgestellt, welche Empfehlungen ergeben sich in ihren Augen für nachfolgende Aktionen.
Was tun mit den Daten?
Den Initiator/die Initiatorin interessiert natürlich, wer seiner gedacht hat. Wenn die Gaben auf dem Vereinskonto eingegangen sind, wird der Anlassgeber Sie um eine Spenderliste bitten. Sie können in diesem Fall eine Namensliste und die Gesamtsumme der eingegangen Spenden mitteilen. Eine Liste mit Einzelbeträgen sollten Sie nicht ohne Rücksprache mit einem Datenschutzbeauftragten weitergeben. Auch dies sollten Sie im Vorhinein mit den Anlassgebern besprechen, damit es im Nachhinein zu keinen Missverständnissen kommt.
Zusammenfassung Anlassspenden
Personen, Unternehmen, Vereine verzichten anlässlich eines Ereignisses auf Geschenke zu Gunsten einer Spende für Ihren Hospizverein. Die Anlässe sind in der Regel runde Geburtstage, Jubiläen oder Trauerfälle. Natürlich sind auch viele andere Ereignisse möglich.
Pro Anlassspenden
- Kann ein regelmäßig eingesetztes Spendenprojekt werden.
- Erweitert ggf. die Hospiz Community.
- Sorgt für neue Adressen, Kontakte und zusätzliche Spenden.
- Rückgriff auf einmal entwickelte Servicepakete für Spenderinnen und Spender erleichtert die Projektarbeit.
Contra Anlassspenden/Risiken
- rechtlich aufgrund Datenschutzes nicht einfach.
- Oftmals lassen sich neue Spenderinnen und Spender kaum binden und gehen der Community verloren.
- Abwicklung zu Beginn sehr aufwändig und gesprächsintensiv, keine Anlassspende ist wie die andere.
- Absprachen mit den Spendern unbedingt VORAB klären.